‘Met twee klikken en een e-ID kun je hier tonnen papier en tijd winnen’ – Een gesprek met applicatiebeheerder Kenneth

thumb_Kenneth

Afgestudeerd als bachelor Toegepaste Informatica met nog diploma’s als leerkracht, multimedia, en fitnessinstructeur op zak, is Kenneth echt wel van alle markten thuis. Twee jaar geleden zette hij zijn ‘kraam’ op bij Digipolis, als applicatiebeheerder.

Kenneth, applicatiebeheerder, wat houdt dat precies in?

‘Als applicatiebeheerder ben ik verantwoordelijk voor de vlotte werking van een aantal toepassingen die we gebruiken bij Digipolis en bij Stad Gent. Die verantwoordelijkheid gaat heel breed: van kleine brandjes blussen – bijvoorbeeld iemand die niet ingelogd raakt op ons sociale intranet ‘Mia’ – tot grotere vuurhaarden bestrijden en tot op de bodem uitspitten’, legt hij uit. ‘Wat is de oorzaak van het probleem? Hoe kunnen we dat oplossen? En hoe kunnen we vermijden dat het in de toekomst nog eens gebeurt?’

‘Daarnaast is elke applicatiebeheerder ook back-up voor een aantal andere toepassingen,’ gaat hij verder. ‘Zo kunnen we altijd bijspringen als een van de collega’s afwezig is of even hulp nodig heeft, en blijven we op de hoogte over wat er allemaal reilt en zeilt bij de rest van het team.’ 

Kan je een voorbeeld geven van zo’n applicatie?

‘Een van de grootste – en waarmee Stad Gent en Digipolis meteen ook voorlopers zijn in Vlaanderen – is ons digitale handtekenplatform. Met dit platform hoeven functionarissen geen stapels papieren meer manueel te tekenen,’ verduidelijkt Kenneth. ‘Twee klikken en één e-ID is het enige wat ze nog nodig hebben om tonnen papier en tijd te winnen!

‘Deze manier van digitaal ondertekenen wordt al door heel wat diensten gebruikt. Denk maar aan de besluitvorming van de gemeenteraad, omgevingsvergunningen, bouwvergunningen, verkeersboetes, eRecruitment …,’ somt hij op.

Dat is al een serieus pak!

‘Daarnaast gaat een kernteam van Stad Gent en Digipolis ook proactief op zoek naar diensten die grote oplages documenten verwerken. We bouwen dan een case om te zien of het digitale handtekenplatform ook voor hen voor een grote tijdswinst zou kunnen zorgen. Is dat het geval, dan gaan we aan de slag. Momenteel zijn we bijvoorbeeld volop bezig met de boetes  voor de Lage Emissiezone, en ook met subsidies die door de Stad goedgekeurd worden.’  

‘Dat gaat natuurlijk verder dan gewoon even snel ondertekenen. Achter elke handtekening zit een heuse flow, die zowel praktisch, technisch en juridisch in orde moet zijn,’ licht hij toe. ‘En deze flow is voor elk soort document weer anders. Het vraagt dus zeker wel wat tijd om de hele ondertekencyclus digitaal uit te werken, maar zodra diensten echt digitaal kunnen gaan ondertekenen, is de tijdswinst enorm.’ 

Is opstarten en ondersteunen dan het enige wat je hoeft te doen?

‘Nee, we blijven ook continu verbeteren,’ gaat hij verder. ‘Zo zoeken we momenteel uit hoe we sequentieel ondertekenen beter kunnen uitwerken. Voor sommige documenten is de volgorde waarin ze ondertekend worden namelijk belangrijk. Nu maken we daar nog afspraken rond dat de ene in de voormiddag tekent, en de andere in de namiddag. Dat willen we nog automatiseren.’ 

Klinkt als een uitdaging!

‘Dat is het soms zeker,’ lacht hij. ‘Mijn job is heel afwisselend, maar dat maakt het net allemaal heel boeiend. Bovendien kom ik regelmatig in contact met de mensen voor wie ik de applicaties beheer. Zo schrik ik er al niet meer van als ik plots bij de burgemeester langs moet.’

‘Dat kan ik iedereen trouwens alleen maar aanraden. Niet om allemaal plots bij de burgemeester langs te gaan, natuurlijk, maar om de mensen aan wie je ondersteuning biedt ook echt te leren kennen. Door hen beter te begrijpen, ga je zelf je job nog beter uitvoeren. Win-win!’

Als je één ding kon veranderen, wat zou het dan zijn?

‘De integratie met de mensen bij de Stad zou wat mij betreft nog beter kunnen, en het digitale handtekeningplatform kan ook daarbij helpen. Net dankzij de automatisatie die het met zich meebrengt, komt er weer tijd vrij om meer aandacht te besteden aan het menselijke aspect. Die kans kunnen we bijvoorbeeld grijpen om wat meer aan cross-teamwerking te doen. Door elkaar nog beter te leren kennen, ga je elkaar ook beter verstaan, en daar kunnen alleen maar mooie kansen uit groeien. Misschien kan ik zelfs mijn andere passie nog met mijn job combineren: als gediplomeerd fitness instructeur mijn collega’s aan het sporten krijgen,’ knipoogt hij. ‘Het is nog goed voor het groepsgevoel ook!’

Bedankt voor het gesprek, Kenneth!

Collega's aan het woord

Lees je graag meer verhalen?